歯科予約システムのSMS機能について

歯科予約システムにはSMS機能がついている製品があります。本記事では、歯科予約システムのSMS機能のメリットや、利用する上での注意点などについて解説します。

歯科予約システムのSMS機能とは？

予約日時前に事前にSMSで連絡できる

歯科予約システムで入れた予約に対して、予約日時の前日など所定の日時にSMSから患者に連絡を入れることができます。事前に連絡を入れることで、患者が予約を忘れる事なく通院できる機能です。事前連絡の機能は、SMSで再送することもできます。例えば3日前に予約が3日後である旨を連絡し、1日前にも連絡をすることで、患者は2度予約が入っていることを確認できるため、キャンセル防止効果が上がります。

メールアドレス登録ができる

まず、歯科予約システムからSMSに所定のアドレスを送信します。患者がアドレスをクリックすると、空メール送信画面に移り、空メールを送信することでメールアドレスを収集できる機能です。

歯科予約システムのSMS機能のメリット

予約忘れやキャンセルを防止できる

歯科予約システムのSMS機能は、予約のキャンセルや忘れを防止できる点が大きなメリットです。事前にSMSで予約の日時を知らせることで、患者が予約を入れていることを思い出せます。また再送すればさらに忘れずに通院することができる、ダブルの防止効果があります。

開封率が高い

SMSはEメールよりも開封率が高いというメリットがあります。Eメールはスパムメールなどに埋もれてしまうことがありますが、SMSの通知は差出人を把握しやすいです。またSMSの特性上、通知が入って通知画面をタップするとそのままメッセージが開く仕様になっているスマートフォンが多いため、直ぐに内容を確認してもらえるというメリットもあります。

お知らせのハガキを送る手間が省ける

予約のキャンセルや忘れを防止するために、ハガキを送っているクリニックは少なくありません。SMS機能を利用すれば、ハガキを用意して投函する手間が省けます。またペーパーレス化を促進できることに加え、ハガキ代のコストを削減できる点もメリットです。

歯科予約システムでSMS機能を利用する際の注意点

配信元がすぐにわかるようにしておく

SMSは差出人の名前が表示されないケースが多いです。このためどこから来たSMSなのかをすぐに把握できないと、スパムメールと間違えて削除されたり、内容を確認してもらえない可能性があります。文章の冒頭にクリニック名を入れるなど、配信元がすぐにわかるようにしておきましょう。

送信元をクリニックの電話番号にする

送信元の番号をクリニックの電話番号にしておくと、患者がクリニックを電話番号登録していたときに把握しやすいです。スマホによっては番号登録してある送信元には登録名が表示されるので、より確認しやすくなります。

まとめ

歯科予約システムのSMS機能は、手軽に予約のお知らせを連絡できる、ペーパーレス化を促進できるなどのメリットがあります。歯科予約システムのオプションとして用意されていることが多いので、導入時には利用を検討してみるとよいでしょう。