ここでは歯科予約システムの導入前後の注意点を解説します。これから歯科予約システムを導入する方はぜひ参考にしてみてください。
予約システムの導入によって期待される効果には、業務効率化や顧客獲得の向上が含まれますが、最初は現場の業務効率化を最優先し、必要な機能に焦点を絞ってください。シンプルな仕組みで運用をスタートし、順調に活用度を高めることで業務効率化が迅速に進展します。
さらに必要な機能に絞ることは、運用開始時のコスト削減にも寄与します。利用者がシステムに慣れてきて、機能の拡張が必要になった場合には、上位プランへのアップグレードも可能です。その際には、システム会社のサポートに資料を請求したり、相談したりすることを検討しましょう。
現在、マルチデバイスに対応したシステムやアプリが豊富に存在していますが、中にはPC専用のものも存在するため、選定前に十分な確認が必要です。スマートフォン対応であるだけでなく、対応バージョンや単なる操作性だけでなく、デザインや機能もスマートフォンに適したものかどうかを確認する必要があります。
予約状況を屋内だけでなく、外出先からも確認できるようにするためには、パソコンとスマートフォンの両方に対応したオプションを選択することが重要です。
顧客による予約ミスが発生する恐れがあります。そのような状況に備え、企業側は損害を最小限に抑えるための対策を検討すべきです。例えば、「無断キャンセルはキャンセル料が発生する」といったキャンセルポリシーを導入することが考えられます。また、予約変更に関しても制限を設けるなどの措置を検討できます。
さらに、予約確定メールやリマインドメールを定期的に送信することを徹底しましょう。これにより、顧客が予約を誤らないようなシステムを構築することが可能です。
予約管理システムを採用しても、すべての予約業務が完全にオートメーションされるわけではありません。電話や来院による予約も依然として存在し、これらにも十分な注意が必要です。実際、次回の予約を来院時に希望する顧客も多くいます。
さらに、高齢者にとってオンライン予約は使いにくい場合があり、電話がより馴染み深いこともあります。そのため、顧客が対面や電話で予約を希望した場合でも、システムを使用して迅速に予約状況を把握できることが大切です。一目で予約状況が確認でき、予約の操作が簡単な管理画面を備えた予約管理システムの選択をおすすめします。
万が一クラウドサービスに障害が発生した場合、クラウド上にのみデータを預けていると重要なデータの復旧が難しくなる可能性があります。クラウドサービスを使用する際は、定期的にデータのバックアップを別のシステムに保管しておくことを検討しましょう。
予約管理システムを導入する際は、システム機能の選定やマルチデバイス対応、顧客の予約ミスへの対策等のポイントを考慮することが大切です。ここで紹介した内容を参考に、自社に合うシステムの導入を検討してみてください。
