CTIとは、電話とFAX、コンピュータシステムを連動させたシステムのことです。歯科予約システムにCTI機能を搭載することで、予約管理だけでなく事務業務の効率化につながります。本記事では、歯科予約システムのCTI機能について詳しく解説します。
患者から電話が入ると、該当患者の情報がパソコンに一覧表示されます。電話を取ってからカルテを探し、予約内容を確認するという手間が省けるので、事務作業の効率化に大きく貢献します。
CTI機能を用いることで、患者の予約状況を一目で確かめられます。多く予約されている曜日や、キャンセルのあった日などがすぐに分かるので、予約状況を見ながら患者が通いやすい予約日を提案できます。
CTIで予約システムと予約カレンダーを連動することにより、予約登録や変更などの作業をパソコンの画面上でまとめて行えます。一人ひとりの予約を口頭で聞いて登録するよりも効率的です。作業効率が上がることで人件費の削減につながります。
また、電話がかかってくると同時に該当患者のカルテ情報がポップアップで表示されるので、カルテを探す必要がなくなり、この点も業務効率化につながります。
CTIには、患者との会話を録音できる機能が搭載されているものもあります。自動で録音や記録がされ、再生や削除作業も簡単です。予約の取り違いや診療に関する伝達に関わるトラブルを防ぐ上で活躍します。
ある企業が提供している歯科クリニック向けのCTIでは、ナンバーディスプレイ電話とレセコンを連動させることで、予約登録や事務作業を効率化します。患者から電話が入ると患者情報がパソコンに表示され、すぐに対応に入れます。また、電話からの予約応答やリコールを自動で行えるため、事務作業の効率化を実現します。
参照元：株式会社オプテック（https://ssl.opt-net.jp/cti.php）
ある企業では自社で提供している予約キャンセル防止システムのオプション機能として、CTI機能を活用しています。
電話着信履歴が一目でわかる画面があり、休憩や定休日の着信を把握可能。通常のリマインド用ショートメールとは別に、着信のあった患者に対して連絡をいれるといった細やかな対応ができるので、予約キャンセルを減らす効果アップが期待できます。
参照元：歯科CTIシステム - SMSデンタルアポ（https://dental-apo.jp/cti）
参照元：SMSデンタルアポ：歯科医院向け予約キャンセル防止システム（https://dental-apo.jp/）
CTI機能はコールセンターなど、さまざまな場所で活用されているシステムです。歯科クリニックでも予約管理や患者への対応を効率化するために、広く活用されています。人員不足の解消や、業務効率化を目指すクリニックは、導入を検討してみてはいかがでしょう。
以下のホームページでは、歯科予約システムに関するさまざまな情報を発信しています。CTI機能と合わせてぜひこちらも参考にしてください。
