歯科予約システムのキャンセル待ち機能について

患者さんや歯科医院にとって役立つのが、キャンセル待ち機能です。ここではキャンセル待ち機能の概要と活用するメリット、事例について紹介します。

歯科予約システムのキャンセル待ち機能とは？

キャンセル待ち機能の目的

大きな目的は、キャンセル枠を埋めることにあります。多くの歯科医院では予約を優先しており、急なキャンセルが発生した場合、その枠が空いてしまうことがあります。
キャンセル待ちで入ってくれる患者さんがいれば枠が空くのを防げます。患者さんから見ても予定していたよりも早く診てもらえるのが魅力です。

仕組み

システムによって仕組みは異なります。
一般的には、患者さんが診療を受けたい日時をキャンセル待ちとして登録しておき、その時間にキャンセルが発生した場合は患者さんに通知がいく仕組みです。

キャンセル待ちの管理を人の手で行っていくのは非常に大変なことといえます。キャンセル待ち機能を搭載した歯科予約システムを活用して、効率よく対応しましょう。

歯科予約システムのキャンセル待ち機能を活用するメリット

キャンセル発生時のリスクを抑えられる

キャンセルが発生すると、その時間が空き枠となってしまいます。あまりにもキャンセルが多い場合は、売上が安定せず、経営状態の悪化に繋がってしまうケースも珍しくありません。

ですが、患者さんの中にはやむを得ない理由でキャンセルしなければならない方もいるため、キャンセル自体を禁止するのは難しいことです。
キャンセル待ち機能を導入すれば、患者さんに対してキャンセルを強く禁止することなく空いてしまった枠をスムーズに埋めることができます。

患者満足度の向上が期待できる

患者さんの中には、なかなか歯科医院の予約が取れず困っている方もいます。また、予約が取れたタイミングよりも速く診てもらいたいと考えている方もいるでしょう。
そういった方にとってもキャンセル待ち機能は非常に便利なものです。結果として顧客満足度の向上が期待できます。

スタッフによる調整が必要ない

あらかじめ患者さんにキャンセル待ちをするか聞き、キャンセルが発生した際に該当する患者さんに連絡することも可能です。しかし、こういった作業はスタッフの大きな負担になってしまいます。
システムで自動的にキャンセル待ちが処理できるようになれば、このような心配もありません。

キャンセル待ち機能を搭載した歯科予約システムの事例

シンプルで使いやすいシステム

患者さんやスタッフの使い勝手の良さに注目して開発された予約システムです。キャンセル待ち機能を活用すれば、キャンセルが発生した際にその時点で入れる患者さんを検索し、迅速に案内できます。
また、無断キャンセルが多い患者リストも作成可能です。

参照元：日本ビスカ株式会社 V-apo公式HP（https://visca-v-apo.com/）

無断キャンセル者のリスト作成も可能なシステム

何日前までキャンセルが可能かなど、細かい調整ができるシステムです。また、患者様ごと・予約ごとに変更やキャンセルの禁止設定ができるほか、無断キャンセルを防止するための自動メール通知機能も搭載されています。

参照元：DentNet公式HP（https://www.dentnet.org/function/）

キャンセル待ち機能以外にも歯科予約システムの基礎知識をチェックしよう！

特にキャンセルが多く発生している歯科医院では、何らかの対策を取らなければなりません。キャンセルを完全に防ぐことは難しいため、キャンセル待ち機能を搭載した歯科予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

以下では他にも歯科予約システムを導入するにあたりおさえておきたいポイントを紹介しています。こちらもぜひご覧ください。