歯科医院の受付ではさまざまな課題が発生します。ここでは、よくある課題と受付業務を効率化する方法を紹介しています。
診療時間中の電話対応は、受付業務の効率を低下させる恐れがあります。作業を中断して対応しなければならないためです。会話の内容によっては、作業の優先順位に変更が生じることもあるでしょう。また、電話中は、来院している患者様に対応できません。受付の前で、患者様を待たせてしまうことが考えられます。
アポイントメント管理を紙媒体あるいは表計算ソフトで行っていると課題が発生しやすい傾向があります。想定される主な課題は以下のとおりです。
| 管理方法 | 想定される課題 |
|---|---|
| 紙媒体 |
|
| 表計算ソフト |
|
何かしらの理由でミスが発生すると、待ち時間が発生する、予約に空きができる、スケジュールが過密になるといった問題が生じる可能性があります。
会計も課題が発生しやすい業務です。具体的には、患者様数が多いと、会計に時間がかかってしまいます。待ち時間の増加とともに、患者様の満足度が下がることが懸念されます。また、売上とレジのお金が合わず、業務を終えることができないこともあります。残業につながるため、注意が必要です。
歯科予約システムを導入すると、受付業務の効率化が期待されます。オンラインで予約の受付や変更を行えるためです。電話対応に割いていた時間を、コア業務や患者様対応に割り振ることができます。アポイントメント管理も、歯科予約システムで行えます。入力情報がリアルタイムで反映されたり、患者様データと予約日時を簡単に紐づけられたり、リマインドメールを送れたりする点がポイントです（具体的な機能は製品で異なります）。
会計業務は、自動精算機の導入で効率化を期待できます。患者様が自分で診察料を支払えるようになるためです。そのため、スタッフの負担や患者様の待ち時間も軽減できます。釣銭の計算ミスを予防でき、患者様とスタッフの間でお金のやり取りが不要になる点もポイントです。また、自動精算機の中には、電子カルテやレセコンと連携できるものがあります。このような製品を選ぶと、入力業務も不要になります。
歯科医院の受付で課題が発生しやすい業務として、電話対応、アポイントメント管理、会計があげられます。たとえば、診療時間中に電話が頻繁にかかってくると、その他の業務を進めることができません。効果的な対応策として、歯科予約システムや自動精算機の導入があげられます。オンラインで予約を受けて電話を減らすなど、課題に対処しやすくなるため、受付業務を効率化できる可能性があります。受付業務に課題を感じている場合は、これらの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
当サイトでは、歯科予約システムについて詳しく解説しています。理解を深めたい方は、以下の記事も参考にしてください。
