歯科クリニックの受付は、患者応対やカルテの整理、会計業務、事務作業など、実に多くの業務に携わっています。なかには、業務が多すぎてスタッフの残業が多いことに頭を悩ませている院長先生もいらっしゃるのではないでしょうか。こうした悩みにも、歯科予約システムは「予約の効率化」という点で、業務効率の改善に導いてくれます。
例えば、会計後に次回の予約日時を取っている最中に、他の患者から予約変更の電話が入ってきたとしましょう。紙ベースで予約管理をしているクリニックでは、管理帳が1つしかないため、予約時間をすぐに回答できないといったケースが生じる可能性があります。場合によっては、院長や医師の都合を確認するため、電話をしてきた患者に折り返し連絡するなど、スタッフの業務を増やすケースもあるのではないでしょうか。
歯科予約システムがあれば、院長や医師のスケジュールを含め患者の予約状況が全スタッフに共有されますので、どの患者に対してもスムーズに予約対応をすることが可能になります。
また、患者はネットで予約変更ができるようになりますから予約変更の電話本数を減らせます。余計な業務を増やさず、スタッフは会計業務や事務作業などに集中ができるようになることから、業務効率の向上にもつながりやすいのです。
歯科予約システムを導入すれば、いわゆる予約時間のバッティングを避けられるのもメリットの1つでしょう。
紙ベースの予約管理だと、同じ時間帯に複数患者の診察をかぶせたり、予約の記入漏れがあったりといったミスも生じやすくなります。患者を待たせることになればクリニックへの信頼を損ねることにもつながりかねませんし、ミスが事前にわかったとしても予約変更の連絡をするなどスタッフの業務負担を増やすことになります。
時間帯をクリックするだけで予約が完了するような、誰もが簡単に使える歯科予約システムを導入すれば、そもそもこうしたミスが生じることを大きく減らせ、予約業務の効率化を図れます。もちろん、患者に対しても「待ち時間が長い」「予約時間に始まらない」といったクレームを避けられ、クリニックへの満足度アップに貢献するでしょう。
いかがでしたでしょうか。歯科予約システムの業務効率改善能力は、ただのアポシステムの範疇にとどまりません。このサイトでは、そんな歯科予約システムの機能を独自に調査した結果を掲載していますので、是非参考にして下さい。
