今、キャンセル率を下げることを一番の目標として、本当に色々な機能を活用させていただき、日々工夫をしています。その工夫の一つとして、患者さんへの事前リマインドのショートメールを2回送るようにしています。（中略）その結果、キャンセル率が少しずつ減ってきています。（後略）
※引用元：Apotool & Box公式HP（https://apotool.jp/casestudy/dental-tanizawa/?kibo=&mokuteki[]=&mokuteki[]=）
Apotool & Box は、クラウドであることはもちろん、月額費用なので開業時でも導入がしやすく、さらにサポート体制がしっかりしていることがポイントでした。
※引用元：Apotool & Box公式HP（https://apotool.jp/casestudy/dental-tanizawa/?kibo=&mokuteki[]=&mokuteki[]=）
次回の予約が決まっていない患者さんを「未定者登録」のボタン１つで登録ができて、来院が中断しかけている患者さんを把握してアプローチすることが簡単にできる事もメリットだと思い導入を決めました。
※引用元：Apotool & Box公式HP（https://apotool.jp/casestudy/mizuhodai-ekinaka-shika/?kibo=&mokuteki[]=&mokuteki[]=）
まず第一に、カレンダー画面が見やすいですね。後はクリックしてからの反応が速く、ストレスなく操作できる点を気に入っています。以前のシステムはカレンダー画面の１つ１つのアポイントの枠が細くて、患者さんの名前や診察券番号、治療内容などが見づらかったんですよね。（後略）
※引用元：Apotool & Box公式HP（https://apotool.jp/casestudy/mizuhodai-ekinaka-shika/?kibo=&mokuteki[]=&mokuteki[]=）
当院は「レセコンも含めて全てペーパーレスで進めていく」というコンセプトで開業しました。ペーパーレスで進めるということは、紙の診察券もいらないということになります。アポツールには診察券アプリがあるので、当院がペーパーレスの医院経営を進めていくのであれば、開業当初から診察券アプリがあるアポツールを導入しておく必要があると思いました。やはり診察券アプリの存在は大きかったですね。
※引用元：Apotool & Box公式HP（https://apotool.jp/casestudy/wakoshi-dental-office/?kibo=&mokuteki[]=&mokuteki[]=）
クラウドタイプであることやリマインドメールの機能など、使い勝手の良さに関する声が多く見られます。また、「診察券アプリ」があることが導入の決め手になったという意見も出ていました。
アポツールアンドボックスは、歯科クリニックに特化したクラウド型予約システム。
『患者様との信頼を末長く保つためには来院履歴を残す事が大切』という考えから作られたシステムであるため、単純に患者の予約を管理するだけではなく、患者に関するデータを歯科経営に活かしていけるような機能が盛り込まれていることが特徴です。キャンセルの多い患者さん情報を共有して予防策を立てたり、術後のお知らせを自動送信して定期検診を促したりなどスムーズな経営に役立ちます。導入後にキャンセル率50％ダウンの結果が出たクリニックもあります。
アポツールアンドボックスの機能のひとつである「診察券アプリ」は、患者がスマートフォンから予約を取れ、来院時はQRコードを読み取るだけで来院受付が完了する便利なアプリ。
診察券アプリでは、クリニックから患者に向けてテキストメッセージや画像、動画を送信できますので、患者とのコミュニケーションをより深め、定期検診や紹介など利用機会を増やせるのが魅力。1人の患者とのコミュニケーションを取る時間が増えたことにより、リコール率35％アップした実績も。
クリニック経営を手助けするための経営分析機能が備わっており、効率化を目指すことができます。レセコンとの自動連携によりデータを集められるため、入力や計算の手間はありません。また、データを暗号化するSSL通信を採用し、情報漏洩のリスク対策にも力を入れています。
アポツールアンドボックスには、患者の写真や動画も管理できるようになる「メディカルBOX」といった機能も備わっています。
メディカルBOXでは、クラウド上にアップロードした口腔内写真やレントゲン画像、動画ファイルを患者データと紐づけて管理することが可能。
メディカルBOXを導入していない従来の環境では、患者の写真や動画をクリニックのPC内で管理する必要があります。そのため、「患者ごとにフォルダを分けて保存するのが負担」「動画データは容量が大きいから保存しづらい」という問題を抱えているクリニックも多いはず。
面倒なフォルダ分け作業やデータ容量の心配なく、データ保存・管理ができるメディカルBOXで、クリニックが抱えている問題を解決へと導きましょう。
患者のスマートフォンに、診察券のアプリ登録ができます。アプリでは家族全員の予約管理や確認のリマインド通知ができるほか、オーラルケア商品の提案やクリニックからのメッセージなども送れ、患者とのコミュニケーションを深めるのに役立ちます。
売上管理、トータルの患者数や中断患者数、一人あたりの保険点数や診療単価など、20種類以上の経営指標をグラフで表示。多角的な分析結果から、クリニック経営の課題を抽出し、今後の戦略立案に役立ちます。
アポツールアンドボックスを契約している場合、メディカルBOX上で10GBまでのデータを無料で保存・管理できます。
10GB以上利用したい場合には、1TB単位でのデータ容量追加購入も可能です。1TBあたり月額1,980円と利用しやすい価格帯であることも嬉しいポイント。2段階認証採用でセキュリティー面にも注力しています。
歯科医院のためだけに開発されたPOSレジ。手間のかかるレジ業務を効率化します。矯正治療の毎月の管理費や複雑な前受金、未収金も簡単に管理。
歯科業界初！これからのキャッシュレス時代に対応します。患者さんは診療後、会計を待たずにそのまま帰れて、通知後、「お支払い」のボタンで決済。支払いがスムーズになります。
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参考サイト
公式サイトで紹介されている、アポツールアンドボックスを導入した歯科医院・クリニックの事例をいくつか紹介します。導入前にどんな悩みがあって、それがどのように解消されたのかを見てみましょう。
新宿区の歯科医院Aクリニックでは、アポツールアンドボックスの導入によって、キャンセル率を減らすことに成功しています。
導入前は、医院に行かないと予約状況が確認できないような管理方法だったため、休日や外出先で、予約データの確認ができないという問題がありました。
また、診察券に使用する「リライトカード」を発行するコストがかかるという点も、悩みだったようです。
アポツールアンドボックスを導入することで、予約状況やキャンセルの状況をいつでもどこでも把握できるようになっただけでなく、キャンセルの防止にもつながっています。
ショートメールを活用したリマインドによって、予約したのに来ない患者を減らすことに成功しました。
また、リライトカードを廃止することによって、カード発行するコストの削減にもなっています。
千葉県のBクリニックでは、アポツールアンドボックスを導入することによって稼働率の向上を実現しています。
導入前は紙のアポイント帳に記録しており、担当者ごとの書き方の違いによるヒューマンエラーが発生し、ダブルブッキングが起こることもあったようです。
また、予約時に紙に記録する手間がかかり、受付スタッフの負担が大きいという問題がありました。
導入後はヒューマンエラーが起こりにくくなり、ダブルブッキングの問題がなくなったそうです。予約時のスタッフの手間も少なくなり、労働環境の改善にもなっています。
また、メッセージの自動送信機能を活用することで、来院する頻度を増加させ、稼働率を上げることにも成功しました。
佐賀県のCクリニックでは、アポツールアンドボックスの導入によって、電話対応にかかる時間を削減しています。
導入する前は、予約時間を5分過ぎたころに、予約を忘れていた人や遅れそうな人から電話がかかってくることが多く、電話対応や予約管理などの業務に多くの時間を取られていたそうです。
導入後は、メッセージによるリマインド機能などの効果により、予約時間の5分を過ぎたころに電話がかかってくるということが減ったようです。
またリマインド機能や、次の予約が決まっていない人への自動メッセージ送信機能などによって、電話をかけるという業務も削減できています。
診察券やハガキ作成のコスト削減にもなり、さまざまなメリットを得ています。
神奈川県のDクリニックでも、アポツールアンドボックス導入によって、業務の手間を減らすことや、予約の重複防止を実現しました。
導入前に使用していた紙のアポイント帳やカルテによる管理では、書類を探し出すのに手間がかかり、対応に追われて患者を待たせてしまうことがあったようです。
また紙のアポイント帳とWeb予約管理が連携できず、予約時間が重複してしまうという問題も起きていました。
導入することで、紙のアポイント帳への記載やカルテを探し出す時間の削減になり、スムーズな受付ができる環境を実現しています。
Web予約システムとの連携によって、予約時間の重複を防止にもつなげています。
千葉県のEクリニックでは、自宅でも予約状況を確認できるということや、スタッフ同士の連携のしやすさにメリットを感じているようです。
Eクリニックがアポツールアンドボックスを導入する前に使用していたシステムでは、病院でないと予約状況を確認できないという問題がありました。
また紙による予約管理では、スタッフ同士の連絡ミスなどによって、入れたはずのアポイントが入っていないという問題が起きていたようです。
導入後は、自宅でも予約状況を確認できるため、気持ちにも余裕ができたとのことです。いつでもどこでも管理できるというメリットを実感しています。
スタッフ同士の連携もスムーズになり、アポイントのミスが減ったとのことです。
埼玉県の「あべひろ総合歯科」では、紙による予約管理に限界を解消するために導入し、管理業務の時間削減につなげています。
アポツールアンドボックスを導入する前は紙のアポイント帳を使用しており、患者数の多さから管理の手間がかかるという問題があったようです。
また予約内容を記入する際のミスを修正テープで消していくと、何度も間違えた場合に消しにくくなるという問題も発生していました。
アポツールアンドボックスを導入したことによって、予約管理がしやすくなり、修正テープを使う必要がなくなって、管理業務にかかる手間の削減になっています。
また予約のリマインド機能によって、リマインドの電話をかけなくても、患者の予約忘れを防ぐことができているとのことです。
アポツールアンドボックスの利用を申込んでから利用スタートまでの流れは、以下のとおりです。
「初期設定」としては、既存のレセコンとのデータ連携や、紙の患者データや、既に入っている予約データの入力を行います。
データ入力に手間を割けないという場合は、有料サービスを利用して代行してもらうことも可能です。
アポツールアンドボックスは、サービス開始後も電話サポートやチャットサポートが利用できるので、何か分からないことがあっても安心できます。
導入時にはシステム会社の担当者が訪問し、各種設定とともに入力指導や患者データのアップロードなどに対応。パソコンを使い慣れていない方でも、すぐに活用できます。
導入後は、メール、電話、チャットのほか、トラブル時には訪問サポートもありますから安心です。
プランは3種類。基本性能が備わった「Aプラン」、経営力を強化したいクリニック向けの「Iプラン」、診察券アプリなど患者とのコミュニケーションに注力したい方は「Sプラン」と、目的にあわせて選べます。
| Aプラン | 初期費用 | 165,000円 | 月額利用料 | 19,800円 |
|---|---|---|---|---|
| Iプラン | 初期費用 | 165,000円 | 月額利用料 | 35,200円 |
| Sプラン | 初期費用 | 165,000円 | 月額利用料 | 33,000円 |
●オプション
レセコン連携設定：初期導入費 165,000円
分析機能（Intelligence）：月額 13,200円
診察券アプリ：初期導入費 330,000円、月額 11,000円
| 開発会社 | 株式会社ストランザ |
|---|---|
| 住所 | 東京都港芝公園1-3-8 苔香園（たいこうえん）ビル6階 |
| 営業時間 | 10:00～18:00 |
| アクセス | 都営三田線「御成門駅」より徒歩3分 |
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