歯科予約システムを導入するにあたって、手順や導入効果を知りたいのではないでしょうか。ここでは、歯科予約システムの導入の流れや実際に導入した歯科医院での事例などを紹介します。
歯科予約システム導入の流れは、おおよそ以下のような流れになります。
まずは資料請求や問い合わせが必要です。要望などを詳しく伝えてから、プラン・見積もりを提示してもらいます。内容に納得できたら、申し込みを行い、正式な契約を締結します。初期設定やデータ連携をサポートしてくれる業者を選べば、スムーズにシステム導入が完了します。申し込み前にお試し利用ができる場合は、実際に使ってみましょう。使い心地や画面の分かりやすさなどを体験しておくと、導入後がスムーズです。また、利用開始後のサポート体制も確認しておきましょう。
歯科予約システムの導入効果は、単に予約受付するだけにとどまりません。「患者さんの利便性が向上して予約数が増えた」「リマインドメールで前日のキャンセルを抑制できるようになった」「キャンセル待ち対応に活用している」など、クリニックによって実感している効果は様々です。他院での導入事例を参考に自院の課題と照らし合わせることで、ニーズに合致する活用方法や機能が分かります。導入事例をまとめましたので、歯科予約システム選びの参考にしてください。
歯科予約システムには、webシステム型とクライアントサーバ型があります。両者の違いは、プログラムが処理されている場所です。webシステム型は、サーバ上でプログラムが処理されています。対してクライアントサーバ型は、利用者の端末上でプログラムが処理されています。クライアントサーバ型で分かりやすのは、スマートフォンのアプリです。以前の端末で利用していたアプリを新しい端末でインストールすると初期状態に戻るアプリは、クライアントサーバシステムを利用しています。
歯科予約システムはLINEと連携させることで、診療WEB予約やメッセージ送信機能などの機能を利用できます。連携させるメリットとしては、患者数の増加やキャンセル率の改善、受付業務の効率化、再来院率の向上などが挙げられます。ここでは各メリットについて詳しく解説しているため、歯科予約システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
歯科予約システムにAPIを連携させるメリットとして、幅広いサービスの提供や予約システム内のデータの有効活用、開発工数の削減、セキュリティ・顧客満足度の向上などが挙げられます。API連携機能が実装されている歯科予約システムを導入することで、利用者拡大も期待できるでしょう。ここでは各メリットについて詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。
予約管理システムの導入に際しては、機能の選定やマルチデバイス対応などのポイントをチェックすることが大切です。またシステム導入後は顧客の予約ミスに備え、キャンセルポリシーや予約確定メールの設定を行うとよいでしょう。ここでは歯科予約システムの導入前後の注意点について詳しく解説しているため、予約システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
歯科予約システムの展示会に参加するメリットは、「実際に製品を確認し比較できる」「信頼できる企業であるかを確認できる」「様々なセミナーを受講できる」の3つです。展示会に参加することで、オンライン情報だけでは得られない直感的な理解ができます。ここでは各メリットについて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
電子カルテとは、従来の紙ベースのカルテに代わり、患者の診療記録をデジタルデータで管理するシステムです。歯科予約システムと電子カルテを連携させると、業務効率化や待ち時間の短縮などを実現できます。ここでは歯科予約システムと電子カルテを連携させるメリットや注意点について解説しているため、これから歯科予約システムを導入したい方はぜひ参考にしてみてください。
歯科予約システムのSMS機能を利用することで、患者に予約日時前にリマインドメールを送る事ができ、予約のキャンセルや忘れ防止に役立ちます。これまでハガキで予約日時の連絡をしていたクリニックであれば、ペーパーレス化の促進やコスト削減につながるというメリットもあります。SMS機能はオプションとして搭載されている製品が多いです。
歯科予約システムとデジタル診察券を連携することにより、予約やカルテの管理、診療における作業を効率化できます。ペーパーレス化に貢献できる点も大きなメリットです。導入する際には診療内容や使用薬剤などを洗い出し、より使いやすいシステムを導入できるようしっかりと計画を立てたうえでの導入が重要になります。
AI音声認識は、さまざまな業界で活用されています。歯科予約システムでAI音声認識を使用すると、患者が伝えた予約内容をテキスト変換するためスタッフが入力する必要がなくなり、業務効率化につながります。そのほか、予約の聞き間違いを防げる点もメリットです。付加機能がついているシステムもあるため、クリニックの運用に応じてさらなる業務効率化が期待できます。
歯科予約システムの決済機能には、予約時にクレジットカード決済を登録することができるものや、診療後に患者に通知が入って会計を済ませることができるものなどがあります。会計作業を効率化できる、患者がスムーズに会計を済ませられるなどのメリットがありますが、キャッシュレス決済のみみに対応している製品が多い点は注意が必要です。
歯科予約システムの機能はシステムによってさまざまで、クリニックによって使い勝手が異なります。予約をはじめとする医療事務関連の業務を効率化させるためには、ぜひ運用に合ったシステムを選びましょう。トライアルを利用することで、実際に操作をして使いやすいシステムかを確認したうえで導入できるため、ぜひ活用することをおすすめします。
歯科予約システムのCTI機能を導入することで、予約管理や事務作業を効率化できます。着信音が鳴ると同時に患者情報が表示され、予約や治療情報を一覧表示できるため、スピーディーな対応が可能です。事務業務を効率化できれば、多くの人員を確保する必要がなく、人件費の削減にもつながります。また、録音機能が搭載されている製品もあり、患者とのトラブル防止にも活用できます。
歯科予約システムの多店舗対応機能では、複数のクリニックの予約状況をひとつのシステムで管理できる点が特徴です。複数の予約サイトを、アカウントの切り替えを行わずとも素早く表示・管理できるため、予約管理を効率的に行えます。パソコンで使用する製品のほか、LINEで予約管理できるものもあり、クリニックの運用に応じた製品を選べます。
歯科予約システムに搭載されている物販管理機能は、製品によってさまざまな用途で活用できます。商品の情報を印刷できる機能が搭載されている場合、患者にプリントしたものを渡してより商品への理解を深めてもらえます。在庫管理機能や売上分析機能が搭載されている製品は、物販の分析に役立つなど、幅広く活用できる点がポイントです。
歯科予約システムで利用できる診察券にはさまざまなものがありますが、プラスチック製のカードに磁気テープを貼り付けた磁気診察券もその一つです。磁気カードライターを利用して磁気を読み取り、患者様の名前やカルテナンバーといったもののほか、その他顧客情報の読み取りができます。登録された情報は繰り返し記録と書き換え、消去が可能です。
2024年8月に実施した歯科予約システム導入に関するアンケート調査の結果をまとめました。52名の歯科医院勤務者からの回答を基に、導入前の悩みやシステム選定のポイント、導入後の効果などを詳しく紹介しています。主な発見として、業務効率の向上や無断キャンセルの減少が挙げられ、多くの医院でシステム導入によるメリットが実感されています。
予約作業を効率よく行いたいと考えているのであれば、チェアサイド予約機能が搭載されている歯科予約システムがおすすめです。治療終了後、タブレット端末などを使用し、チェアサイドで患者さんと画面を共有しながら予約を行います。受付業務の負担が減るほか、治療してすぐに次回予約が取れるので、患者さんにとっても便利です。
歯科の中には、患者さんからのキャンセルが多く悩んでいるところもあるはずです。こういった時に役立てたい歯科予約システムの機能として、キャンセル待ち機能があります。歯科側は空いてしまった枠をスムーズに埋められるほか、患者さん側から見ても予定していたよりも早く診てもらえるため、双方にとってメリットのある機能です。
歯科医院では患者の治療に必要な入れ歯や差し歯、銀歯などを正確に発注し、管理することが求められます。しかし、納品遅延に気づかず治療が遅れる、発注先を間違えるといったトラブルが発生することがあります。技工物管理機能を搭載した歯科予約システムは、これらのミスを防ぎ効率のよい作業をサポートするシステムです。
患者様の満足度を向上させたい場合は、歯科予約システムの来院履歴表示を活用することをお勧めします。これまでの経緯を迅速に把握できるため、患者様にあわせた対応を行いやすくなります。「自分を覚えてくれている」「前回の要望を守ってくれている」など評価向上につながるため、患者様とラポールの形成が期待できます。
歯科予約システムに限らず、システム利用には故障や停電など、さまざまな要因からトラブルに見舞われることがあります。トラブルが発生した際に活用できるサービスが、インターネット接続でサポートを受けられるリモートメンテナンスです。訪問サポートよりも迅速な対応を期待できますが、ハードウェアの交換など物理的な作業には対応できません。リモートメンテナンスのメリット・デメリットを理解してから活用することが大切です。
歯科予約システムと連携し、リライトカードを活用する機能です。専用の機器を使って、歯科予約システムに入力した予約日時を印字できるため、アポイントのミスを防ぎやすくなります。手書きの転記が不要となるため、事務作業の負担を軽減できる点も魅力です。ただし、オプション機能になっている場合は、利用する際に追加料金がかかります。
患者様に予約の日時を改めてお知らせする歯科予約システムの機能です。具体的には、予約の前日などに、SMS、Eメール、LINEなどで、予約日と予約時間などを伝えます。自動送信機能を活用することで、スタッフの業務負担を軽減できます。患者の認識違いや予約忘れを防ぐことで、経営課題になりやすい遅刻やキャンセルを減らせる可能性があります。
歯科予約システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は、自院でサーバーやソフトウェアを保有・管理する方法であり、セキュリティ体制を自院で整えやすいという利点があります。一方、クラウド型はインターネットを介してオンライン上のサービスを利用する方法で、保守やメンテナンスの負担を軽減できるという特徴があります。両者の特性を踏まえ、自院に最適な歯科予約システムを選択することが重要です。
歯科医院の受付では、電話対応、アポイントメント管理、会計に関連する課題が発生しがちです。これらの課題には、歯科予約システムや自動精算機の導入で対処できる可能性があります。オンラインで予約を受け付けて電話がかかってくる回数を減らしたり、お支払いを自動化できたりするためです。受付業務の効率化を目指せます。
歯科予約システムには、予約管理に特化したシンプルなものから予約以外の業務効率化ができるもの、LINE連携に対応しているものまでさまざまな種類があります。自院の課題や悩みに合ったシステムを導入することが重要です。それぞれの特徴や各予約システムの導入事例を確認したうえで自院に適したものを選択しましょう。
リコールは、患者に再来院や定期検診などを促す取り組みです。リコール率とは、初診患者の再来院割合や再来を促す施策の効果を示す指標であり、歯科医院の経営状況を測る目安にもなります。歯科医院の経営を安定させるため、リコール率を高めることが重要です。効果的な施策として、歯科予約システムの導入があげられます。リマインド機能を活用することで、無断キャンセルの発生を抑制しやすくなります。
歯科予約システムには主に「順番待ち制」と「時間予約制」があります。順番待ち制は来院順や当日の受付順で診療する方式で、急患対応に適しています。一方、時間予約制は事前に診療時間を指定する方式で、定期検診や計画的な治療に便利です。2つの方式の使い分けや併用で、待ち時間の削減と柔軟な診療体制を両立できるでしょう。ここでは、順番待ち制と時間予約制のメリット・デメリット、併用の方法などを紹介します。
歯科予約システムの予約方式
（順番待ち制と時間予約制）について
歯科予約システムには、無料で利用できる製品があります。有料製品との違いは、原則として機能や予約件数を制限していることです。広告配信で収益を得ているものやサポートを受けられないものもあります。導入前に詳細を確かめておくことが大切です。本記事では、無料の歯科予約システムを選ぶ際に確認したいポイントと具体的な製品例を紹介します。
歯科予約システムを導入すると、患者自身がオンライン上で予約や変更を行うことで、長期休暇や年度末などの繁忙期、または平日夕方や土日などの混雑する時間帯における受付業務がスムーズになります。電話対応や予約台帳管理の手間を削減し、スタッフが他の業務に注力できるため、業務効率化が可能です。本記事では、歯科予約システムが繁忙期に役立つ理由を詳しく解説します。
歯科予約システムのバックアップ機能は、患者情報や予約情報などを保持するための仕組みです。万が一データが消失しても、保存されたバックアップから復元できるよう設計されています。さらに、自動バックアップ機能もあり、手動での管理とは別に、システムが定期的にデータを保存してくれる点も特徴です。本記事では、歯科予約システムのバックアップ機能に関する概要をまとめています。
歯科予約システムは、歯科医院の業務を効率化するだけではなく患者の利便性向上からの再診促進や情報発信を検討する際の手段として用いられる場合があります。集患を目的とした機能を搭載しているシステムも登場しており、歯科医院の特徴や魅力のアピールに活用できます。本記事では、歯科予約システムのマーケティングについて紹介しています。
